Comment gérer le temps de parole en entretien de recrutement ?

En entretien de recrutement, parler trop peut être une erreur. Parler trop tôt peut en être une autre. Et cela concerne, de manière différente, les deux personnes présentes autour de la table. Le recruteur a besoin de questionner, d’écouter et d’observer pour comprendre et évaluer une candidature. Le candidat doit pouvoir présenter son parcours, expliciter ses expériences et ses motivations mais aussi recueillir les informations qui lui permettront de se positionner sur le poste et l’entreprise.

Au cours de mes années de pratique du recrutement et de l’évaluation, j’ai souvent observé des entretiens déséquilibrés : parfois parce que le recruteur occupe une grande partie de l’espace, parfois parce que le candidat développe tellement ses réponses qu’il laisse peu de place au questionnement et à l’échange.

Or, la manière dont la parole circule entre les deux interlocuteurs influence à la fois la qualité de l’évaluation et celle de la rencontre. L’entretien de recrutement est en effet une rencontre évaluative. Une rencontre, parce qu’il s’agit d’un échange entre deux personnes qui cherchent chacune à recueillir des informations. Évaluative, parce que cet échange doit permettre d’apprécier l’adéquation entre une personne, un poste et un environnement de travail. 

Bien gérer le temps de parole consiste à savoir quand parler, quand écouter, quand questionner, quand relancer et à quel moment transmettre certaines informations.

Quelle place pour la parole du candidat ?

Le candidat doit généralement disposer de la plus grande partie du temps d’expression. C’est son parcours, ses expériences, ses compétences, ses motivations et sa manière d’aborder les situations professionnelles que le recruteur cherche à explorer.

Sur un entretien d’une heure, un repère de l’ordre de deux tiers du temps d’expression pour le candidat et d’un tiers pour le recruteur peut être utile. Il ne s’agit évidemment pas de chronométrer les échanges !  Veiller uniquement à respecter leur équilibre.

Pour le candidat, disposer de cet espace ne signifie pas pour autant parler le plus longtemps possible. Développer longuement chaque réponse, s’éloigner régulièrement de la question posée, multiplier les détails ou laisser peu de place aux relances peut transformer progressivement l’entretien en monologue. Cette manière de communiquer peut aussi faire penser au recruteur que le candidat peine à aller à l’essentiel, à écouter la question ou à ajuster son discours. Ces signaux doivent toutefois être interprétés avec prudence. Une parole abondante peut aussi traduire du stress, une forte motivation, l’envie de convaincre ou simplement une manière spontanée de communiquer. Une observation isolée ne suffit pas à tirer une conclusion.

Pour le candidat, l’enjeu consiste donc moins à parler beaucoup qu’à répondre suffisamment, précisément et de manière illustrée, tout en restant attentif aux questions et aux réactions de son interlocuteur.

Écouter signifie-t-il que le recruteur doit moins intervenir ?

Donner de l’espace au candidat ne signifie pas que le recruteur adopte une position passive. Il conduit l’entretien : il questionne, observe, relance, approfondit, reformule si nécessaire et cherche à comprendre. Son questionnement est stratégique. Chaque question répond à un objectif. Le recruteur sait ce qu’il cherche à explorer, pourquoi il pose une question et quels éléments de la réponse méritent d’être approfondis. Il ne s’agit donc pas d’enchaîner une liste de questions préparées en attendant successivement les réponses. Une réponse peut ouvrir une piste, susciter une demande d’exemple, révéler une contradiction ou conduire à approfondir une expérience. La qualité de l’entretien dépend ainsi moins du nombre de questions posées que de la qualité des informations recueillies. 

Laisser développer une réponse, accepter quelques secondes de silence, demander un exemple concret ou relancer au bon moment permet souvent d’obtenir des informations plus riches qu’une succession rapide de questions. Lorsqu’un candidat cherche ses mots, lui laisser le temps de formuler sa réponse peut également être instructif. Compléter ses phrases ou lui suggérer une réponse risque au contraire d’orienter ce que l’on cherche précisément à découvrir.

Pourquoi parler trop tôt peut-il influencer les réponses du candidat ?

Le temps de parole se joue à la fois dans sa quantité et dans le moment où certaines informations sont données.

Présenter longuement le poste et les attentes de l’entreprise dès le début de l’entretien peut involontairement fournir au candidat une partie des réponses attendues.

 Imaginons qu’un recruteur explique d’emblée que l’entreprise recherche quelqu’un d’autonome, capable de prendre des initiatives et à l’aise dans un environnement en transformation. Quelques minutes plus tard, lorsqu’il interroge le candidat sur sa manière de travailler, celui-ci connaît déjà plusieurs des caractéristiques valorisées. Ces informations influencent naturellement la manière dont il va construire ses réponses, sans pour autant traduire une volonté d’adapter artificiellement son discours. Le recruteur dispose alors de moins d’éléments spontanés pour apprécier la manière dont le candidat se représente lui-même son fonctionnement professionnel. Le déroulement de l’entretien répond donc lui aussi à une stratégie : recueillir certaines informations avant d’en délivrer d’autres.

Pourquoi présenter l’entreprise et le poste plutôt en fin d’entretien ?

Avant de présenter précisément l’entreprise et le poste, il peut être intéressant d’explorer ce que le candidat en sait déjà. Qu’a-t-il compris de l’activité ? Comment se représente-t-il le poste ? Qu’est-ce qui a retenu son attention ? Pourquoi a-t-il candidaté ? Quelles recherches a-t-il effectuées avant l’entretien ? Ses réponses donnent des indications sur sa préparation, sa compréhension du poste et ses motivations, avant que le recruteur ne lui fournisse lui-même les éléments susceptibles d’orienter son discours.

La présentation détaillée de l’entreprise, du poste, de l’équipe et du contexte peut alors trouver sa place dans une seconde partie de l’entretien.

Pour le candidat, ce déroulement peut parfois surprendre. Il peut s’attendre à ce que le poste lui soit présenté en détail dès les premières minutes. Le fait que le recruteur commence par l’interroger peut pourtant répondre à cette logique d’évaluation : comprendre d’abord sa représentation avant de lui apporter davantage d’informations.

Dans un second temps, le candidat doit lui aussi pouvoir questionner. Ses questions lui permettent de comprendre les missions, les attentes, le management, l’organisation ou encore l’environnement dans lequel il pourrait travailler.

Elles intéressent également le recruteur : les questions posées par un candidat renseignent sur ce qu’il cherche à comprendre et sur les éléments auxquels il accorde de l’importance.

Le recrutement fonctionne dans les deux sens : l’entreprise évalue un candidat mais le candidat évalue aussi l’entreprise et le poste qui lui sont proposés. 

L’enjeu n’est donc pas de réduire la parole du recruteur mais de la positionner au moment où elle devient utile, sans compromettre la qualité des informations qu’il cherche d’abord à recueillir.

Analyste, évaluateur, communicant : quelles postures pour le recruteur ?

Conduire un entretien de recrutement suppose de mobiliser plusieurs postures. Le recruteur est d’abord analyste. Il cherche à comprendre un parcours, à identifier les éléments significatifs et à approfondir certaines expériences. Il devient évaluateur lorsqu’il confronte les informations recueillies aux compétences, aux exigences et aux critères définis pour le poste. Il est également communicant lorsqu’il présente l’entreprise, explique le poste, répond aux questions et donne au candidat les informations nécessaires pour qu’il puisse lui aussi se positionner. Lorsque la posture de communicant prend trop de place, le temps consacré au recueil et à l’analyse des informations diminue.

Ces trois postures sont nécessaires.

Leur équilibre est déterminant.

Parler davantage permet-il au candidat de mieux convaincre ?

Pas nécessairement. Un candidat peut être particulièrement à l’aise à l’oral, sympathique, convaincant et disposer d’un excellent parcours. Ces caractéristiques peuvent produire une impression très favorable sans pour autant déterminer son adéquation avec le poste.

Inversement, un candidat plus réservé ou moins immédiatement séduisant peut présenter des compétences, des motivations ou un mode de fonctionnement particulièrement pertinents pour la fonction.

Pour le candidat, chercher à occuper l’espace pour convaincre à tout prix peut même devenir contre-productif. La pertinence d’une réponse tient davantage à ce qu’elle permet de comprendre qu’à sa durée.

Une expérience précise, contextualisée et illustrée peut être beaucoup plus informative qu’un long discours général sur ses qualités.

Pour le recruteur, laisser parler le candidat constitue donc une condition nécessaire à l’évaluation, mais elle ne suffit pas. La qualité de l’évaluation dépend de ce qu’il cherche à comprendre, à observer et à vérifier.

Avant l’entretien, il est essentiel d’avoir définir les compétences recherchées, les exigences du poste et les critères permettant d’apprécier l’adéquation du candidat. Une grille d’évaluation préparée en amont permet de structurer cette analyse et de confronter les impressions recueillies à des critères définis à l’avance.

Il n’existe pas de « bon candidat » dans l’absolu. Il existe une adéquation plus ou moins pertinente entre une personne, un poste et un environnement de travail.

Comment dépasser le « feeling » en recrutement ?

« Je le sens bien. »

« Elle a un excellent relationnel. »

« Je le vois bien dans l’équipe. »

« Le courant est tout de suite passé. »

Ces impressions font partie de l’entretien. Elles constituent elles-mêmes des informations : quelque chose s’est produit dans la rencontre et il serait artificiel de prétendre que le recruteur n’y est pas sensible. Le candidat peut d'ailleurs vivre exactement le même phénomène : « J'ai tout de suite accroché avec le manager », « L'entreprise m'a fait une excellente impression », « Je me vois bien travailler avec eux ».

Des deux côtés de la table, une bonne qualité relationnelle peut influencer la perception de l’entretien. La difficulté apparaît lorsque l’impression devient la conclusion.

Pour le recruteur, un bon contact relationnel ne démontre pas une compétence. Une aisance verbale ne prédit pas nécessairement une capacité à exercer la fonction. Et le sentiment qu’un candidat « correspond bien » à une équipe mérite lui aussi d’être interrogé.

Pour le candidat, un échange agréable avec son interlocuteur ne renseigne pas à lui seul sur la réalité du poste, les conditions de travail, le fonctionnement de l’équipe ou les pratiques managériales qu’il rencontrera ensuite.

Chacun gagne donc à revenir aux informations recueillies.

Pour le recruteur : qu’ai-je réellement observé ? Quels exemples le candidat a-t-il apportés ? Quels éléments viennent confirmer ou nuancer mon impression ?

Pour le candidat : qu’ai-je réellement appris du poste, de son contexte et de l’environnement de travail ? Ai-je obtenu les informations dont j’ai besoin pour me positionner ?

Le « feeling » peut ainsi être considéré comme une information à examiner plutôt que comme une conclusion.

Pourquoi l’entretien de recrutement est-il une rencontre évaluative ?

Réduire l’entretien à une série de questions ferait perdre une partie de sa richesse. Le réduire à une conversation agréable ferait perdre sa fonction. C’est précisément cette double dimension qui en fait une rencontre évaluative.

La rencontre suppose de créer les conditions d’un véritable échange : écouter, observer, laisser l’autre développer sa pensée, questionner et parfois suivre une piste qui n’avait pas été anticipée.

L’évaluation implique parallèlement de conserver un cap. Pour le recruteur, il s’agit de recueillir les informations nécessaires pour apprécier une candidature au regard du poste et de son environnement. Pour le candidat, il s’agit aussi de recueillir suffisamment d’informations pour déterminer si ce poste, cette entreprise et cet environnement professionnel correspondent à ce qu’il recherche.

Le temps de parole n’est donc pas seulement quelque chose que le recruteur « accorde » au candidat. Il se régule à deux. Écouter, questionner, observer, expliquer, laisser développer une réponse ou savoir interrompre lorsque l’échange s’éloigne de son objectif participent tous à la qualité de l’entretien.

Et dans votre prochain entretien, qui parlera le plus ?

La question est finalement moins simple qu’elle n’en a l’air.

Pour le recruteur : qu’ai-je réellement appris sur le candidat ? Lui ai-je laissé suffisamment d’espace pour comprendre son parcours, ses compétences et ses motivations sans orienter trop rapidement ses réponses ?

Pour le candidat : ai-je réussi à faire comprendre ce qui est pertinent dans mon parcours sans chercher à occuper tout l’espace ? Ai-je suffisamment écouté et questionné pour comprendre ce que l’on me propose ?

Un entretien réussi n’est donc ni un monologue du recruteur, ni celui du candidat.

C’est un échange suffisamment structuré pour que chacun puisse parler, écouter, questionner et recueillir les informations dont il a besoin pour se positionner.

Vous recrutez vous-même vos collaborateurs ?

Questionner sans orienter, écouter, observer, analyser et objectiver une décision sont des compétences qui s’acquièrent.

Axis & Search Consulting accompagne les dirigeants, managers et professionnels RH dans leurs recrutements et les forme à la conduite des entretiens de recrutement.

→ Échangeons sur vos pratiques de recrutement